A team tagjainak kiválasztása

Néhány nagyon fontos, alapvető gondolat, mielőtt elkezdjük a csoport tagjainak felkutatását.

• A csoportmunka munka, nem pedig szórakozás. A kiválasztott embereknek rendelkezniük kell az elvégzendő feladathoz szükséges megfelelő kompetenciákkal és elegendő idővel. Lehet, hogy nem velük akarunk vacsorázni menni, de jól kell dolgozniuk, és fordítva: nem azokat a barátainkat hívjuk erre a munkára, akikkel az iskolán vagy a munkahelyünkön kívül kellemesen töltjük a szabadidőnket de túlterheltek, vagy egyszerűen nem ők alkalmasak erre  a feladatra.
• A csoportmunkának, a másik oldalról, élvezetesnek kell lennie. A csoportnak olyan tagokból kell állnia, akik élvezik azt, hogy együtt dolgozhatnak.  Mindannyiunk körül vannak emberek, akik nagyon okosak, de különböző okok miatt nem szeretnénk egyedül maradni velük egy üres szobában . . . A „kémiának” működnie kell az emberek között, és lehet, hogy ki kell hagyni valakit a csapatból, akinek ugyan lenne ideje, energiája, képessége a munkához, de a többiek nem szeretnék a környezetükben tudni őt.  
• A csoportmunka közös erőfeszítés, de a csoportok nem maguktól működnek. Szükség van egy vezetőre, és a vezetőnek olyan vezetői adottságokkal kell rendelkeznie, mint amilyen a jó kommunikációs készség és szervezői képesség. Ha ön az, akinek a feladata a team felépítése, a legjobb, ha ön lesz a team vezetője is. A team vezetője nem mondja meg a tagoknak, hogy mit és hogyan csináljanak, de segíti a döntéshozást, és biztosítja, hogy a feladatok tervezése és végrehajtása megfelelően történjen. 

A team tagjainak megkeresése mindig a teljesítendő feladat pontos leírásával kezdődik. Ezt nem kell feltétlenül írásban rögzíteni, de a későbbiek során hasznos, ha jól formába öntjük a teendőket. Ezután fel kell térképezni, hogy milyen munkateher hárul a csoportra. Amennyiben a munka megfelelő ütemezés mellett elvégezhető 3-5 ember által, elkezdhető a válogatás. Amennyiben a feladat túl nagy ahhoz, hogy maximum 5 ember által elvégezhető legyen, célszerű lehet a feladatot több részre bontani, vagy alcsoportokat szervezni, és az ön csoportja lesz a menedzsment  team.

Most fejben válassza ki a csoport potenciális tagjait. Gondolja végig, hogy ön jól tudna-e együtt dolgozni velük, és ők le tudnak-e ülni egymással közös asztalhoz. Azután keresse fel az igazgatót, aki az intézet felelős vezetője, és ossza meg vele az elgondolásait. Kérdezze meg, hogy hozzájárul-e a szóban forgó emberek munkaterheinek átszervezéséhez és mások közt történő szétosztásához, hogy ily módon a teamnek legyen elegendő ideje az elvégzendő munkára. NE HAGYJA, HOGY AZ IGAZGATÓ VÁLASSZA KI AZ ÖN CSAPATÁNAK TAGJAIT! Lehetséges, hogy foglakoztatják az ön gondjai, de nem szabad belenyúlnia a munkájába. Ez egyúttal azt is jelenti, hogy a teamért a teljes felelősség önt terheli.

Ha megszerezte a vezetői hozzájárulást, keresse fel a kiválasztott potenciális tagokat olyan sorrendben, melyben az első a legfontosabb kulcsfigura, a következő a második, stb. 

• Keresse meg mindegyik személyt olyan helyzetben, ahol, és amikor módja van arra, hogy elmagyarázza neki a feladatot, a jelöltnek pedig legyen lehetősége kérdéseket feltenni, meggondolni döntését. Ne szünetben a folyosón, órára rohanás közben tegye fel a kérdést. Ne e-mailben, SMS-ben kérdezzen.
• Kezdje csapatának építését Facebook-stílusban: adjon nekik „lájk”-ot. Magyarázza el, hogy a szervezeténél végzett munkájához partnerekre van szüksége, és személyes választása őrá esett, mert azt gondolja, neki vannak meg a szükséges kompetenciái és vele szeretne dolgozni.
• Ha és amikor az első teamtag igent mond, kérdezze meg a véleményét a többi lehetséges tag bevonásáról. Ha a kiválasztott személy bármelyik jelölttel nem szeretne együtt dolgozni, kérjen tőle új javaslatot, és hozzanak együttes döntést. Ha szükséges, újra meg kell szereznie a felső vezetés jóváhagyását. A második megkeresett személynek tudnia kell, hogy a csapatnak már van tagja (vagy később tagjai). Mondja meg neki, hogy szeretné őt is a csapatban látni, de kérdezze meg, hogy elfogadható-e számára, hogy a már kiválasztott tagokkal dolgozzon.
• Ha már megvannak a kiválasztott tagok, tartsa meg az első ülést. Fejezze ki örömét, hogy sikerült egy jó csapatot összeállítania, és büszke arra, hogy beleegyeztek, hogy Önnel dolgozzanak. Készítsen feljegyzést, és nyújtsa azt be az igazgatónak, hogy formálissá tegye a csapatot (munkaköri leírás módosítása, munkaidő-kedvezmény vagy szerződés a pluszmunkáról és a felelősségi körök részletezése).
• Amennyiben alcsoportokra van szüksége, képezze ki teamjének tagjait, hogy úgy hozzák létre csoportjaikat, ahogy ezt ön is tette:

            - Feladatleírás

            - Lista a jelöltekről

            - Az ön és a vezetőség belegyezése

            - Személyes megkeresés

            - Csapat formálissá tétele