Vođenje sastanka tima

Baš zato što su sastanci tima tako krucijalni upravljanje sastancima je od još veće važnosti. Sve dobre namere ili radni duh mogu biti uništeni dugim, dosadnim sastancima koji su skrenuli sa teme.

Dobar sastanak je kada ljudi napuste prostoriju sa osećanjem i voljom za ono što bi trebalo da urade. Stoga bi trebalo da sastanci:

• Traju tačno koliko je neophodno
• Budu posvećeni zadacima koje bi trebalo uraditi
• Mogu dozvoliti malo vremena da se skrene sa teme 

o   Stoga je važno imati raspored kojeg bi se trebalo pridržavati

o   Nerelevantne, sporedne diskusije bi trebalo prekidati

o   Sastanak bi trebalo završiti sa osećanjem da je posao urađen i da se svi osećaju dobro

 Plan sastanka (agendu) priprema član tima koji je zadužen za vođenje sastanka. To je najčešće vođa tima ali može biti i neko drugi. Plan bi trebalo poslati svima nekoliko dana pre sastanaka kako bi se dobila povratna informacija. Plan bi trebalo da sadrži:

• Kad i gde će biti održan sastanak
• Ko će sve učestvovati na sastanku
• O kojim stvarima će se govoriti i koji su očekivani rezultati
• Koliko vremena će biti posvećeno kojoj temi

Pre sastanka jedan član tima bi trebalo da bude zadužen za dužnosti domaćina (kafa, čaj, kolači, flipčart, flomasteri, projektor, kompjuter itd). Neko iz tima bi trebalo da bude zadužen i za pisanje zapisnika. To može uvek biti jedna osoba, ali i ne mora, važno je samo da se pre sastanka dogovori ko će to raditi.

Kada sastanak počne plan bi trebalo da bude prihvaćen od svih i moguće izmene bi trebalo da budu već uvrštene i objavljene. Tokom sastanka onaj koji vodi sastanak može pratiti dva pravca:

• Čvrsto se drži planiranog i zaustavlja bilo koje skretanje sa teme zatvarajući temu čim istekne vreme predviđeno za nju.
• Opušteno vodi sastanak u kom se posveti dovoljno vremena svakoj temi ali se prekidaju sasvim irelevantne teme.

U oba slučaja ukupno vreme sastanka ne bi trebalo prekoračivati. Ovo drži pažnju tima i omogućava efikasnost.

Kada se tema završi, osoba koja vodi sastanak napravi kratak rezime zadataka i zaključaka. Zatim se ključne odluke pročitaju još jednom i dogovore se vreme i mesto sledećeg sastanka (čak i ako su sastanci redovni).

Zapisnik sa sastanka bi trebalo dostaviti svim učesnicima istog ili nekog od narednih dana.