Sestavljanje delovne skupine

Pred začetkom iskanja članov je treba izpostaviti nekaj pomembnih temeljnih načel:

• Skupinsko delo je delo in ne zabava. Osebe, ki jih izberete, morajo imeti ustrezno znanje in čas za opravljanje naloge. Ni jih treba ravno povabiti na večerjo, vendar morajo biti dobri delavci. Velja tudi nasprotno: k sodelovanju ne povabite prijateljev, v družbi katerih uživate zunaj šole ali službe, vendar so preobremenjeni ali ne ustrezajo iskanemu profilu.
• Skupinsko delo mora biti zabavno. Skupino naj sestavljajo osebe, ki rade sodelujejo med seboj. Gotovo smo vsi obkroženi z ljudmi širokih nazorov, vendar z njimi ne bi želeli biti sami v isti sobi. Člani se morajo ujemati in morda boste morali izpustiti kakega kandidata, ki ima čas, voljo in znanje za nalogo, vendar drugi ne želijo biti v njegovi bližini.
• Skupinsko delo je skupen trud, vendar skupina ne deluje sama po sebi. Obstajati mora vodja, ki mora imeti vodstvene sposobnosti, med drugim mora obvladati sporazumevanje in organizacijo. Če ste dobili nalogo, da sestavite skupino, je najbolje, da ste vi vodja. Vodja skupine ne delegira nalog in načina izvajanja nalog članom skupine, vendar jih podpira pri sprejemanju odločitev ter skrbi, da se naloge ustrezno načrtujejo in izvajajo. 

Izbira članov skupine se začne z dobrim opisom postavljene naloge. Tega ni treba narediti v pisni obliki, vendar je bolje imeti pisno različico za poznejšo uporabo. V naslednjem koraku je treba opredeliti obseg dela skupine. Če lahko nalogo opravi skupina treh do petih članov z dobro časovno razporeditvijo, lahko začnete izbirati člane. Če je naloga preobsežna za največ pet sodelavcev, lahko nalogo razdelite na več delov ali sestavite podskupine, vaša skupina pa bo na čelu kot izvršna.

Pri sebi izberite kandidate za člane. Premislite, ali bi lahko dobro delali z njimi in če bi tudi oni lahko dobro sodelovali. Nato se obrnite na ravnatelja ali direktorja organizacije in mu predstavite idejno zasnovo. Vprašajte ga za dovoljenje, da se delo članov prerazporedi na druge, da bo vaša skupina imela čas za opravljanje dela. NE DOVOLITE, DA VAM NADREJENI IZBERE VAŠO SKUPINO. Lahko izrazi pomisleke, vendar ne sme posegati v vaše delo. To seveda pomeni, da ste v celoti odgovorni za svojo skupino.

Če imate dovoljenje za mesto vodje, se pogovorite s kandidati po hierarhiji: začnite pri najpomembnejši osebi.

• Z vsemi se pogovorite osebno in na kraju, kjer jim lahko predstavite nalogo ter kandidati lahko zastavijo vprašanja in razmislijo o odločitvi. Nikar jih ne ustavite na hodniku med odmorom, ko hitijo v naslednji razred. K sodelovanju jih ne povabite po e-pošti ali SMS-u.
• Skupino začnite sestavljati v slogu Facebooka: kandidate najprej všečkajte.  Pojasnite, da imate delo v organizaciji, za katerega potrebujete sodelavce, ter da ste izbrali njega, ker menite, da ima ustrezno znanje, in želite sodelovati z njim.
• Če in ko vam prvi član skupine potrdi sodelovanje, ga vprašajte o sodelovanju z drugimi kandidati. Če izbrana oseba ne želi sodelovati z njimi, naj predlaga drugega kandidata in skupaj sprejmita odločitve. Po potrebi se lahko na vodstvo organizacije znova obrnete po dovoljenje. Drugega kandidata morate seznaniti, da že imate člana (oziroma člane) v skupini in da ga vabite k sodelovanju, hkrati pa ga morate tudi vprašati, ali želi sodelovati z že izbranimi člani.
• Ko izberete vse člane, skličite prvi sestanek. Izrazite veselje nad odlično skupino in njihovo odločitvijo za sodelovanje z vami. Sestavite dopis za ravnatelja/direktorja, da lahko formalizira skupino (spremeni opis dela, dovoli delovni čas ali dodeli več časa in opiše delovne naloge).
• Če potrebujete podskupine, izobrazite člane skupine o oblikovanju skupin po vaši metodi: 
• Opis dela
• Priprava seznama kandidatov
• Vaše in vodstveno dovoljenje
• Osebni pristop
• Formalizacija skupine